Tajemné nové poznámky. Cože? Ještě jste o nich neslyšeli? Je to můj obsahový newsletter, ve kterém vás naučím, jak s pomocí poznámek můžete zkrotit informační chaos, stát se organizovanými a díky tomu si usnadnit život a zefektivnit svůj profesní i osobní růst. Posílám ho vždy v sobotu jednou za 14 dní. A odebírá ho už více než 800 poznámkářů. Přidáte se?
Jak si mám organizovat poznámky?
Špatná otázka.
Stojí totiž na počátku až příliš mnoha nefunkčních poznámkových systémů.
Pokud si kladete tuto otázku, je to, jako byste začali stavět vesmírnou loď, aniž byste věděli, jestli má být bitevní nebo vědecká, a zároveň netušili, kolik palub a místností vlastně potřebujete.
Možná to zvládnete vyřešit za pochodu, ale je pravděpodobné, že na konci s výsledkem nebudete spokojeni. A stejně to zřejmě dopadne i s vaším poznámkovým systémem, budete-li se pouze ptát, jak si máte poznámky organizovat.
Úplně na začátku bychom měli zaměřit svou pozornost na to, k čemu nám má daná organizace vlastně sloužit. Jaký má být její účel? Co od ni očekáváme?
Ale chápu.
Realizace je lákavější než zamýšlení se. Když něco organizujeme, máme pocit, že jsme produktivní. Krotíme chaos. Zavádíme řád. Zatímco, když jen sedíme s tužkou a přemýšlíme, zdá se to jako ztráta času — chaos totiž zatím nerušeně narůstá v pozadí.
Jenže, jak už jsem zmínila, přeskočit krok zamýšlení a rovnou skočit do organizování obvykle znamená vytvořit něco, co dlouhodobě nefunguje. A vy to tak budete muset brzy předělat. Či vybudovat celé od začátku. A to je teprve velké množství promrhaného času.
Jak říkají zkušení důstojníci poznámkové flotily: Než vystřelíte, ujistěte se, že víte, na co míříte.
Jak na to? Jak se ujistit?
Postup budu ilustrovat na příkladu ze své poznámkové praxe. Konkrétně se zaměřím na budování jednoho z podsystémů, který můj poznámkový systém obsahuje — organizační systém na poznámky s recepty.
Představte si, že si ukládáte recepty. Zpočátku je naházíte do jedné složky, ale po čase jich máte tolik, že začínáte cítit potřebu lepší organizace.
Co nedělat?
Nepouštějte se okamžitě do třídění. To je přesně ta chyba, kterou jsem zmiňovala na začátku. Sama jsem ji ale udělala. Opakovaně. Předběhla jsem zamýšlení se nad účelem a hned skočila do akce.
Kromě zjevného problému, že jsem pak dělala vlastně dvě věci naráz (vymýšlela způsob organizace a zároveň ho realizovala) byl problém i v tom, že jsem organizovala recepty intuitivně podle toho, kam patří.
„Hele. Recept na omáčku a na zálivku… to dáme dohromady do jedné kategorie!“
Při intuitivním třídění přemýšlíme jako archiváři – vidíme recept a ptáme se: Kam to patří? Místo toho bychom ale měli přemýšlet jako uživatelé výsledné organizace a ptát se: Jak to budu chtít v budoucnu najít?
Takže. Už víme co nedělat — nepouštět se okamžitě do třídění. Teď se pojďme podívat na to, co dělat.
Krok první: Definujte si problém.
Co přesně vás trápí, kvůli čemu si chcete pro své poznámky vybudovat (jiný) organizační systém?
Zní to jako banalita, ale pokud si problém dobře nedefinujete, můžete snadno později organizací řešit něco úplně jiného, než jste původně zamýšleli. Nekecám. Been there, done that.
Můj problém u receptů byl, že mi aktuální stav neumožňoval efektivně zodpovědět otázku: Co mám uvařit?
Krok druhý: Definujte si požadavky.
Co by měl výsledný organizační systém umět, aby vyřešil váš problém? Čím detailněji si tento krok promyslíte (čtěte: opoznámkujete), tím méně změn budete muset dělat později.
Sama jsem při sepisování požadavků pro svou správu receptů přišla třeba na následující…
Chci mít přístup k receptům nejen z počítače, ale i z telefonu. A chci aby to pro mě bylo jednoduché, rychlé a pohodlné. Když vařím podle receptu, mám totiž po ruce zpravidla jen telefon.
Už jen tohle zdánlivě banální uvědomění by mi ušetřilo v minulosti spoustu času. Když jsem se totiž tenkrát pustila do organizace receptů bezhlavě, začala jsem ji automaticky tvořit ve své primární poznámkové aplikaci, Roam Research. Až později mi došlo, že mi vlastně mobilní aplikace Roamu nevyhovuje. Jenže to už jsem investovala spoustu času do návrhu organizace právě v této aplikaci. Sweet.
Dále jsem si například uvědomila, že když řeším otázku, co mám uvařit, tak občas potřebuji vzít v úvahu suroviny, které potřebují spotřebovat — například mám v lednici feta sýr, kterému za pár dní končí minimální trvanlivost. Mým požadavkem tedy je, aby výsledná organizace umožňovala vyhledávat recepty podle ingrediencí.
No a také bych chtěla mít možnost rozlišovat mezi recepty ozkoušenými a neozkoušenými. Občas nemám při vaření čas/chuť experimentovat a zkoušet nové recepty, a proto bych chtěla mít možnost je při vyhledávání vyloučit.
A tak dále.
Nebudu vás nudit celkovým výčtem všech mých požadavků. Chtěla jsem vám jen ukázat, jak by to mohlo vypadat.
Pojďme si shrnout a ztučnit hlavní myšlenku.
Při návrhu poznámkového (pod)systému si dejte pozor, ať předčasně neskočíte do realizace. Nejprve si definujte problém, který má systém řešit. Následně se zaměřte na požadavky, které má systém splňovat. A teprve pak přemýšlejte, jak systém zrealizovat. Jinými slovy…
Neptejte se, jak si máte poznámky organizovat. Ptejte se: Jak si je máte organizovat, když potřebujete/chcete, aby…