Systems, systems everywhere

Tento text byl součástí jedné z Tajemných nových poznámek, obsahového newsletteru, který vám pomůže lépe přemýšlet, efektivně se nachytřovat a ovládnout informační chaos. Zdarma. Přidejte se k posádce, ať vám žádná tajemná poznámka neunikne.

Systém. Slovo, se kterým se potkáte na každém rohu poznámkového kvadrantu. Na každé misi.

Poznámkový systém, systém zettelkasten, systém pro správu osobních znalostí, systém pro správu osobních informací, systém druhý mozek, systém bullet journal…

And I can go on. I can do this all day.

V knize Mít vše hotovo je třeba slovo systém zmíněné 341krát.

O systémech píše i James Clear v knize Atomové návyky: „Pokud chcete lepší výsledky, nestanovujte si cíle. Zaměřte se raději na systém.“

Filip Dřímalka ve své nové knize Budoucnost nepráce říká: „Nechodíme do práce proto, abychom byli v práci, ale abychom vytvářeli systém, který pracuje za nás.“

O systémech je zmínka i v knize Jak si dělat chytré poznámky: „Pokud pro přemýšlení a uspořádávání myšlenek, nápadů a získaných faktů nemáte vytvořený externí podpůrný systém nebo netušíte, jak ho v každodenní práci správně využít, jste v tak obrovské nevýhodě, že vám nepomůže ani sebevyšší inteligenční kvocient.“

Systems, systems everywhere.

Jen málokde ale najdete i přesné vysvětlení toho, co autor pod tím slovem systém vlastně myslí.

A to může být problém.

Vulkánci, mimozemská rasa ze Star Treku, mohou za účelem efektivní komunikace použít takzvané splynutí myslí (mind melt). Jedná se o proces, kdy vulkánec spojí svou mysl s myslí druhé osoby, čímž může dojít k přímému sdílení myšlenek. Tady se podívejte na ukázku, jak takové splynutí myslí může vypadat.

My ale nejsme vulkánci. Jsme lidé. Neumíme mind melt. A tak když chceme sdílet své myšlenky s jinou osobou, musíme tak činit za pomoci jazyka. Za pomoci slov.

Problém je, že jazyk je nedokonalé médium. Slova, která použijeme, nemusí v mysli příjemce vyvolat stejnou myšlenku jako u nás. Kvůli tomu může nastat situace, které se lidově říká, že jeden mluví o voze a druhý o koze. V takovém případě si mezi sebou vyměníme pouze slova, nikoliv myšlenky.

Co s tím?

Měli bychom se při komunikaci s druhou osobou u slov klíčových pro naše sdělení ujistit, že je chápeme stejně.

Je třeba nepsaným pravidlem, že v matematických textech autor nejprve pečlivě vysvětlí význam důležitých slov a slovních spojení, než s nimi začne pracovat. Definuje je. Definice navíc bývají často typografickým způsobem nějak odlišené od ostatního textu.

Jako ukázku jsem vybrala pasáž ze své disertační práce. Nebojte, přesný obsah není důležitý. Jen si všimněte těch dvou vyznačených definic na stránce. V té první vysvětluji, jak budu nadále v textu využívat slovo subtree (podstrom) a v té druhé slovo bottom-up subtree (chvíli jsem se snažila o rozumný český překlad, ale pak jsou to pro nedůležitost vzdala).

Díky tomuto stylu psaní může mezi čtenářem a autorem matematického textu dojít k přenosu myšlenek. Když později totiž autor napíše dané slovo, on i čtenář jej interpretují stejně.

So far so good.

Ale v nematematických textech (třeba běžných non-fiction knihách) už vysvětlování významu slov pokulhává. Autoři občas totiž předpokládají, že význam slov či slovních spojení buď známe, nebo si jej odvodíme z kontextu.

To se často týká i slova systém.

A aby ta celá situace s nedorozuměním u slova systém byla ještě komplikovanější, tak nám jej autoři občas ještě zaměňují za slova jako metoda či technika.

V knize Metoda bullet journal se třeba chvíli mluví o systému bullet journal a jindy zase o metodě bullet journal. Navíc se pak ještě řekne, že se metoda bullet journal skládá ze dvou částí: systému a praxe.

Podobně v knize Jak si dělat chytré poznámky se nejčastěji používá spojení metoda zettelkasten či technika zettelkasten. Najdete tam ale i pasáž, kde se říká, že „zettelkasten je externí podpůrný systém pro přemýšlení“.

A ačkoliv se třeba v knize Mít vše hotovo mluví převážně o metodě GTD, tak je i přesto na dvou místech o GTD mluveno jako o systému.

Uff. To je bordel.

Pojďme se mu zkusit vyhnout aspoň v komunikaci mezi sebou. Pojďme si zadefinovat slovo systém, ať pak když ho někde použiju, budeme si já i vy myslet to samé.

Začněme takhle: Zkuste si na otázku „Co je to systém?“ odpovědět nejprve sami. Jaká je vaše aktuální představa toho, co je to systém?

Opravdu. Na dvě minutky přestaňte číst a zkuste si zformulovat vlastní definici. Napadne vás třeba i nějaký vlastní příklad systému? Fire at will. Já tu počkám.

A abyste si nemysleli, že vás tu jen bezdůvodně buzeruju, tak vězte, že tohle cvičení má výborné benefity. Když se totiž otázku snažíme zodpovědět ještě předtím než na ni dostaneme odpověď, tak si odpověď pak lépe zapamatujeme (říká se tomu generování). A ano. Platí to i tehdy, když tu odpověď nevymyslíme, či ji vymyslíme špatně.

Já si to představuju takhle…

Váš mozek, pohodář, si právě teď leží na imaginární houpací síti a srká koktejl z šedé hmoty mozkové (fuj, to je dost nechutná metafora co?). Anyway. No leží si tam a houpe se a prostě chilluje. Když se ale zastavíte a zkusíte se zeptat na tu otázku, tak se vedle té sítě rozbliká kontrolka. Mozek seskočí a začne prohrabávat svůj mentální katalog a nabízet vám odpovědi. Není systém něco jako… eh… A co třeba…? Nope. A nemá to něco společného s…?

Ať už dojdete k něčemu, co je pro vás uspokojivá odpověď, či nikoliv, váš mozek bude nadržený na to slyšet „správnou“ odpověď. Pokud jste na něco přišli, bude si to chtít porovnat. A pokud jste nic nevymysleli, bude si chtít zaplnit díru ve znalostech.

Konec motivace. Dále budu předpokládat, že jste si výše uvedené cvičení splnili.

Takže. Co je to ten systém?

Rozhodla jsem se tuhle otázku vzít pěkně od podlahy. Vědecky. Uspořádala jsem tak průzkum mezi lidmi. A nejčastější odpovědí bylo, že se jedná o návod. Tedy systém rovná se návod.

Dobře, přiznám se, že to nebyl úplně dobrý průzkum. Čítal totiž jen jednoho člověka. Ups. No nic. Tak se raději pojďme podívat, jaká vysvětlení tohoto slova můžeme najít v literatuře.

V knize Zen a hotovo mluví Leo Babauta o systému jako o souboru pravidel, jež člověka posune jen tehdy, když je zavede všechny naráz.

V knize Metoda bullet journal se píše, že systém si můžeme představit jako kostky tvořící sadu lego.

V knize Atomové návyky James Clear říká, že systémy jsou procesy, díky kterým děláme pokroky směrem k naplnění našich cílů.

V knize Budoucnost nepráce mluví Filip Dřímalka o tom, že součástí systému jsou všechny aktivity, procesy i nástroje, které k práci využíváme. Také říká, že základem jakéhokoliv funkčního systému jsou principy, kterými se řídíme.

Hm. Uspokojilo vás to? Mou vnitřní matematičku nikoliv. Chtěla jsem nějakou pořádnou definici. Podobnou těm, co se používá v matematických textech. Precizní a pečlivou. A tak jsem hledala dál a dál, až jsem ji našla. Byla v knize Thinking in systems a zní takto:

„System is a set of elements or parts that is coherently organized and interconnected in a pattern or structure that produces a characteristic set of behaviors, often classified as its function or purpose.“

A teď ještě hezky česky matematicky…

Definice 1 (systém). Systém je soubor vzájemně propojených součástí (komponent) společně vytvářejících charakteristické chování zvané funkce.

Pojďme se v té definici trochu pošťourat.

Z definice můžeme vyčíst, že se systém skládá ze třech částí: komponent, propojení a funkce.

Příkladem systému je třeba družstvo famfrpálu. Mezi komponenty tohoto systému patří hráči, trenéři, hřiště, míče (potlouky, camrál, zlatonka). Propojení jsou potom například pravidla hry, strategie trenéra, komunikace mezi hráči, pravidla „fyziky“ ovlivňující pohyb hráčů na létajících koštětech a pohyb míčů. A funkcí systému je vyhrát zápas.

Strom je systém. Jeho komponentami jsou kořeny, kmen, větve a listy. Do propojení pak patří fyzické toky a chemické reakce řídící metabolické procesy stromu. Jedna část stromu tak může reagovat na to, co se děje v jiné části stromu. Například když se listy vysušují během slunečného dne, metabolické procesy dopraví tuto informaci do kořenů, které začnou nabírat více vody.

Zettelkasten je systém. Mezi jeho komponenty bychom mohli zařadit permanentní, zdrojové a letmé poznámky. Dále pak třeba rejstřík. Klidně bych komponentou systému zettelkasten nazvala ale i poznámkovou aplikaci či citační manažer. Mezi propojení pak patří třeba jednotlivé odkazy mezi poznámkami. Dále pak třeba procesy jako „proces zařazení nové poznámky do zettelkasten“ či „proces zachytávání letmých myšlenek“.

Bullet journal je systém. Mezi jeho typické komponenty patří rejstřík, výhled, měsíční a denní přehled. Do propojení pak ranní, večerní a měsíční reflexe.

Komponenty systému mohou být tedy hmatatelné i nehmotné, živé i neživé.

Propojení v systémech jsou pak vztahy, které drží komponenty systému pohromadě. Já si pod propojeními hlavně v případě digitálních informačních systémů představuji procesy, algoritmy, postupy, rituály, návyky, praxe, principy, mindsety, mentální modely, konvence či pravidla.

Funkce systému, jak se píše v knize Thinking in systems, nemusí být to samé jako cíl systému. Cíl systému je požadované chování. Funkce systému je opravdové chování systému. Ideálně bychom chtěli, aby mezitím bylo rovná se, ale nemusí to tak být ve skutečnosti.

Cílem mého systému zettelkasten bylo třeba vždy generování a rozvoj vlastních zajímavých myšlenek za pomoci existujících myšlenek ostatních. V počátcích mého experimentování můj systém spíše ale produkoval jen poznámky obsahující převážně myšlenky ostatních. Tedy funkce byla jiná.

Co se další charakteristiky systémů týče, tak je užitečné vědět, že systém často obsahuje podsystémy.

Třeba lidské tělo je systém a jako podsystémy obsahuje například dýchací systém, trávicí systém, kožní systém či reprodukční systém.

Slovní spojení personal information management, personal knowledge management a personal time management osobně vnímám jako související systémy. Systém pro správu osobních informací (personal information management) je na nejvyšší úrovni a obsahuje jako podsystémy systém pro správu osobních znalostí (personal knowledge management) a systém pro správu osobního času (personal time management).

Zettelkasten je pak za mě konkrétním příkladem systému pro správu osobních znalostí. GTD vnímám jako konkrétní systém pro správu osobního času. A systém druhý mozek vnímám jako systém pro správu osobních informací.

Takže. Tohle všechno mám na mysli, když řeknu systém. A teď už to budete mít na mysli i vy, a tak spolu můžeme dále komunikovat skoro stejně efektivně jako vulkánci.

Oslovil vás tento článek? Ušel? Nebo vás nezaujal? Klikněte mi hodnocení (anonymně) nebo napište komentář. Pomůžete mi tím tak pro vás tvořit lepší obsah. 💛