Jakmile se rozhodnete vkročit do kouzelného světa psaní poznámek, brzy si začnete pokládat následující otázku: Mám si poznámky psát v průběhu konzumace informačního zdroje, nebo raději počkat, až jej celý dokončím? Mám si například poznámky psát zatímco knihu čtu, nebo raději tvorbu poznámek odložit, dokud celou knihu nedočtu? Synchronní či asynchronní psaní poznámek: to je oč tu běží.

Synchronní psaní poznámek

Pokud si poznámky píšeme synchronním způsobem, pak konzumaci informačního zdroje prokládáme psaním poznámek. Chvíli si například čteme, chvíli píšeme poznámky, následně se opět vrátíme ke čtení a tak pořád dokola, dokud daný zdroj celý nezpracujeme. Synchronní poznámky jsou tedy poznámky vytvořené za běhu.

Výhody:

• Záloha paměti. Když si během konzumace informačního zdroje ihned poznamenáme všechny vlastní nápady, myšlenky či komentáře, pak si pořizujeme jakousi zálohu naší ne zcela spolehlivé paměti. S některými nápady je to totiž jako s motýly — dostaví se jen na chvilku a pak nenávratně zmizí.
• Mysl jako voda. Ne každá myšlenka je jako neposedný motýl. Některé myšlenky se chovají spíše jako klíšťata — visí na vás ve dne v noci, svědí a vyrušují.¹Tento jev se v psychologii označuje jako efekt Zeigarnikové. Sönke Ahrens o něm ve své knize píše následující: „[Efekt Zeigarnikové] spočívá v tom, že nedokončené úkoly mají tendenci setrvávat v krátkodobé paměti, dokud je nedovedeme do zdárného konce. Proto nás myšlenky na rozdělané činnosti tak snadno rozptylují – nezávisle na jejich důležitosti.“ (Jak si dělat chytré poznámky. str. 204–205) Pokud si však pro danou myšlenku vytvoříme poznámku, myšlenka-klíště se nás pustí a naše mysl bude opět klidná jako voda.²Na tomhle pozorování staví i time management systém GTD (Getting Things Done).
• Okamžitá kontrola porozumění. Pokud se během konzumace informačního zdroje průběžně zastavujeme a pokoušíme se vlastními slovy formulovat autorovy myšlenky, pak získáváme okamžitou zpětnou vazbu, zdali obsahu rozumíme. Můžeme tedy v konzumaci sebevědomě pokračovat dále, nebo se naopak zastavit a dohledat dodatečné informace k obtížným pasážím.
• Žádné úkoly pro naše budoucí já. Jakmile dokončíme konzumaci zdroje, máme hotovo. Všechny poznámky jsme si již vytvořili. Naše budoucí já nám tedy poděkuje, protože jsme mu nepřidali žádný úkol do jeho už tak přetékajícího seznamu úkolů.
• Myšlenky jsou okamžitě ready to be used. Naše „databáze“ poznámek je neustále aktuální. Nestane se nám například, že bychom při práci na projektu chtěli využít myšlenky z knihy, ze které jsme si k našemu zklamání poznámky ještě nevypracovali. Stejně tak pokud v jednu chvíli máme „rozkonzumovaných“ vícero zdrojů naráz, můžeme související myšlenky/poznámky ihned začít propojovat.
• Boj s konfirmačním zkreslením. Jako lidé tíhneme k informacím, které potvrzují naše názory, místo toho, abychom hledali protiargumenty zpochybňující náš pohled na svět. Pokud si to uvědomíme, můžeme se v boji s tímto zkreslením začít vědomě trénovat — třeba právě tak, že jakmile narazíme na informaci, se kterou nesouhlasíme, okamžitě si ji zapíšeme. Tímto způsobem postupoval i Charles Darwin: „Již mnoho let […] mám zlaté pravidlo udělat si okamžitě a bez výjimky záznam, kdykoli narazím na publikovaný fakt, nový poznatek či myšlenku odporující mým všeobecným závěrům. Ze zkušenosti totiž vím, že taková fakta či myšlenky se mi mnohem spíš vykouří z hlavy než ty, které se s mými výsledky shodují.“³Jak si dělat chytré poznámky, str. 232–233

Nevýhody:

• Množství poznámek. Píšeme-li si poznámky průběžně, pak se může stát, že si jich budeme psát zbytečně moc. Chybět nám totiž bude ucelený nadhled nad celým obsahem informačního zdroje, který si můžeme vybudovat, teprve až když dojdeme na jeho konec.
• Nutnost revize. V informačním zdroji se často jedna myšlenka opakuje několikrát, jen ji autor podá pokaždé z trochu jiného úhlu pohledu. Když si budeme psát poznámky průběžně, budeme se muset (chtít) vrátit a své předchozí poznámky upravit.
• Co s informačními zdroji typu živá přednáška či konference? U takovýchto informačních zdrojů nemáme dostatek času na vytvoření precizně formulovaných poznámek. Přednášejícího nemůžeme zpomalit ani pozastavit, abychom se mohli více zamyslet nad určitými myšlenkami či zkusit najít propojení s myšlenkami z jiných zdrojů. 
• Ztráta flow. Neustále přeskakování mezi čtením a psaním nás může vyhazovat z flow — duševního stavu, kdy jsme zcela ponořeni do aktuální činnosti, nevnímáme čas a zapomínáme na vše ostatní.
• Nástroje. Ať už si poznámky píšeme digitálně nebo za pomoci tradiční tužky a papíru, potřebujeme k tomu určité nástroje. A chceme-li si psát poznámky synchronně, musíme tyto nástroje mít po ruce vždy, při každé konzumaci informačního zdroje. Tím ale můžeme omezit místa a čas, kdy informační zdroje budeme konzumovat.
  

Asynchronní psaní poznámek

Při asynchronním psaní poznámek si nejprve projdeme (zkonzumujeme) celý informační zdroj a teprve poté si z něj vytvoříme poznámky. Celý proces je tak rozdělen pouze na dvě po sobě jdoucí fáze.

Výhody:

• Množství poznámek. Myšlenky v textu se často opakují a počkáme-li s tvorbou poznámek na konec, nebudeme jich pravděpodobně vytvářet tolik. Po přečtení celého zdroje máme totiž lepší rozhled nad daným tématem, a zvládneme tak lépe identifikovat klíčové koncepty. 
• Nutnost revize. Píšeme-li poznámky asynchronně, pak je častěji vytvoříme na první dobrou. Pokud například nějakou myšlenku autor zmínil několikrát, budeme to moci ihned při tvorbě poznámky zohlednit.
• Co s informačními zdroji typu živá přednáška či konference? Chceme-li si poznámky precizně formulovat a přemýšlet, jak souvisí s ostatními, pak je u živých informačních zdrojů asynchronní způsob psaní poznámek jedinou možnou volbou.
• Flow. Snáze se dostaneme do flow, neboť neustále nepřeskakujeme od čtení/poslechu k psaní a zpět.
• Nástroje. Vzhledem k tomu, že proces zpracování informačního zdroje je rozdělen na dvě fáze, nepotřebujeme po celou dobu práce s ním nástroje na psaní poznámek. To nám může poskytnout větší volnost, kdy budeme informační zdroj číst/poslouchat. 
• Rozložené učení. Tím, že zdroj po jeho konzumaci procházíme znovu za účelem vytvoření poznámek, praktikujeme takzvané rozložené učení. Než se ke zpracování myšlenek ze zdroje dostaneme, trochu je zapomeneme. Při zpracování si je však znovu zopakujeme, což vede k tomu, že si dané myšlenky v budoucnu budeme lépe pamatovat.

Nevýhody:

• Motýli uletí, klíšťata zůstanou. Pokud si některé své nápady či komentáře k textu nepoznamenáme rovnou, nemusíme si na ně později při psaní poznámek vzpomenout. Pomoct ani nemusí, když si pasáž, ke které máme komentář, zvýrazníme. Při zpětném procházení zvýrazněných pasáží se nám může jednoduše stát, že nebudeme tušit, proč jsme si je zvýraznili. Pro myšlenky-klíšťata zase naopak platí, že nenapíšeme-li si je, budou se nám pořád připomínat a vyrušovat nás.
• Oddalujeme přemýšlení nad obsahem. Pokud si v průběhu psaní průběžně nepíšeme poznámky, špatně se nám posuzuje, zdali obsahu rozumíme. Co se totiž porozumění týče, jsme sami sobě velmi špatnými soudci.
• Závazek pro naše budoucí já. Každá zvýrazněná pasáž při čtení knihy/článku je úkolem pro naše budoucí já, které ji bude muset zpracovat. Stejně tak každý „zkonzumovaný“ zdroj čekající, až si z něj vytvoříme poznámky, je položkou na našem to do listu. 
• Myšlenky NEjsou okamžitě ready to be used. Naše databáze poznámek nebude vždy aktuální, protože některé zdroje ještě nebudou v poznámky přetvořeny. To nám může komplikovat práci na projektech, kde bychom tyto myšlenky chtěli použít.
• Magnet na prokrastinaci. Řekněme si to na rovinu: čtení/poslech informačního zdroje je ta jednodušší část. Z tohoto důvodu se nám pravděpodobně následné psaní poznámek bude chtít prokrastinovat. 

Jaký režim při psaní poznámek používám já?

Oba výše popsané způsoby psaní poznámek mají své výhody a nevýhody. Neexistuje tedy univerzálně správná odpověď, jak si psát poznámky. Rozhodnout se musíte sami. Možná vám ale pomůže vědět, jak jsem se rozhodla já.

Já si poznámky z knih, blogových článků, ale třeba i YouTube videí píšu za pomoci techniky zettelkasten. Zettelkasten je pro mě jako trávicí systém. Píšu-li si za pomoci této techniky například poznámky z knihy, mohu ji po jejím dočtení s klidným svědomím odložit, neboť vím, že jsem klíčové myšlenky z ní vstřebala.

Technika zettelkasten pracuje se třemi hlavními typy poznámek: letmými, bibliografickými a permanentními. Rozdíly mezi nimi jsou stručně řečeno následující:

• letmé poznámky (fleeting notes) jsou naše vlastní komentáře, nápady a myšlenky,
• bibliografické poznámky (literature notes) jsou vlastními slovy přepsané pasáže původního textu a
• permanentní poznámky (permanent notes) jsou kombinací předchozích dvou typů poznámek — obsahují myšlenky převzaté (opatřené citací) včetně našich vlastních; tyto poznámky jsou myšlenkově orientované a vzájemně propojené.

Letmé poznámky píšu zásadně synchronně

Letmé poznámky využívám jako upomínku pro své budoucí já, a proto je píšu zásádně synchronně. Tyto poznámky píšu rychle a neučesaně, díky tomu mě ale při čtení/poslechu téměř nevyrušují. Za letmé poznámky při čtení knih/článků považuji mnou zvýrazněné pasáže a mé komentáře k nim. Do komentářů zpravidla uvádím, proč mě dané pasáž zaujala. 

Bibliografické poznámky píšu synchronně i asynchronně

Pokud jde o jednodušší zdroje, například knihy/články na téma, které nevidím poprvé, pak si bibliografické poznámky píšu asynchronně. Jednak si věřím, že obsah zvládnu pochopit i bez průběžného ověřování porozumění, a navíc tyto zdroje konzumuji výhradně na mobilu, kde mě poznámky moc psát nebaví.

Příklad článku, ze kterého jsem si bibliografické poznámky vytvořila asynchronním způsobem, je například článek How James Clear is Writing His Next Book. Na obrázku 1 jsem ukázala příklad jedné pasáže, která mě při čtení zaujala. K této pasáži jsem si pár dní po přečtení článku připsala bibliografickou poznámku, kterou můžete vidět na obrázku 2. Při zpracování této zvýrazněné pasáže jsem si navíc díky své letmé poznámce dohledala článek od Davida Perella, kde popisuje princip feedback systému pro své nápady, kterému říká content triangle. 

Synchronní způsob psaní bibliografických poznámek používám u zdrojů, u kterých očekávám náročnější konzumaci (toto kritérium u mě splňují například všechny akademické články a odborné publikace). U těchto zdrojů vítám výhodu průběžného psaní bibliografických poznámek, kterou je okamžitá zpětná vazba mého porozumění. Příkladem článku, ze kterého jsem si dělala poznámky synchronním způsobem, je článek Why books donʼt work. Na obrázku 3 je jedna z poznámek, kterou jsem tímto způsobem pořídila. 

Permanentní poznámky vytvářím nejčastěji asynchronně

U vytváření permanentních poznámek se mi více osvědčilo postupovat asynchronně. Do jejich tvorby se pustím až poté, co celý zdroj přečtu a vytvořím k němu letmé i bibliografické poznámky. Proces psaní permanentních poznámek často začínám tím, že letmé a bibliografické poznámky z daného zdroje začnu přesouvat a seskupovat do sekcí podle myšlenek, které popisují. Tím si zároveň vytvořím nadhled nad obsahem celého textu a lépe se mi vyhodnocuje, pro které myšlenky chci permanentní poznámky vytvořit.

Ne vždy ale vytvářím permanentní poznámky asynchronně. V určitých případech je píšu semi-synchronně. Co tím myslím? Dejme tomu, že mám zrovna rozečtenou tlustou knihu. Stává se mi, že občas bych nějaké myšlenky ráda využila dříve a nechce se mi tedy čekat, až celou knihu dočtu. Pokud na takovou myšlenku narazím, zpracuji si ji ihned — přesunu si danou pasáž do své poznámkové aplikace, doplním chybějící bibliografické poznámky a vytvořím permanentní poznámku. Tomuto režimu říkám semi-synchronní a používám jej pouze výjimečně. 

A to je celé. This is the my way. Každé pravidlo má ale své výjimky a platí to i zde. Výše uvedených zásad se ale držím v solidních 97,4 procentech případů. Jakým způsobem si budete poznámky psát vy?