Seznamy. Zlatá forma organizace, nebo černá díra pro naše poznámky?

Tajemné nové poznámky. Cože? Ještě jste o nich neslyšeli? Je to můj obsahový newsletter, ve kterém vás naučím, jak s pomocí poznámek můžete zkrotit informační chaos, stát se organizovanými a díky tomu si usnadnit život a zefektivnit svůj profesní i osobní růst. Posílám ho vždy v sobotu jednou za 14 dní. A odebírá ho už více než 700 poznámkářů. Přidáte se? 

Seznamy, seznamy, seznamy.

Seznam úkolů, seznam četby, seznam rychle zapsaných poznámek, seznam citátů, seznam nápadů na dárky, seznam inspirací na web, seznám nápadů na příspěvky na sítě…

A můžu pokračovat. Můžu to dělat klidně celý den. Seznamů totiž máme ve svém poznámkovém systému každý spoustu. Aby ne. Je to jedna ze základních forem organizace poznámek. Seznam je účinný a snadno a rychle se vytváří. „Snad neexistuje metoda, která by z tak malého množství vstupů dokázala vytěžit víc,“ říká o seznamech Ryder Carroll, autor poznámkového systému Bullet Journal (affiliate link).

Jenže.

Ne vždy nám ty seznamy fungují, že? Mají tendence přetékat, zastarávat, schovávat se nám, abychom na ně zapomněli. Občas kvůli nim tak tlučeme hlavou o obrazovku.

Vezměte si například poznámkový inbox. Je to seznam sloužící k zachytávání rychlých poznámek během dne, které později máme v úmyslu roztřídit. Později. Haha. Nevím, jak to máte vy, ale moje později se občas tak natáhlo, že mi inbox mezitím přetekl natolik, že jsem měla chuť ho celý smazat.

Seznamy vs. seznamy. Občas zlatá forma organizace. Občas ale černá díra, kam naše poznámky chodí umřít.

Je čas to změnit. Je čas jednat. Je čas číst dále…

Nevytvoříš seznam ve svém poznámkovém systému ledabyle!

To si zapište na svůj seznam poznámkového přikázání.

Jde o to, že bychom seznamy neměli vytvářet jen tak bez rozmyslu, kdykoli se nám zachce. Aby seznam fungoval, je třeba si při jeho vytvoření položit otázku: Kdy se k seznamu budu vracet?

Ale to nestačí. Musíme jít hlouběji. Za touto otázkou se totiž ve skutečnosti skrývají otázky tři:

1. Kdy budu seznam plnit?
2. Kdy budu seznam udržovat?
3. Kdy budu seznam zhodnocovat?

Že? Spousta seznamů na tom ale shoří jako papír.

Pojďme se tedy jednotlivým otázkám podívat na otazník.

Kdy budu seznam plnit? Tohle je asi jasné. Jde o to si rozmyslet, kdy budeme na seznam přidávat nové položky a pak to dodržovat. V opačném případě totiž přestaneme podvědomě seznamu důvěřovat, protože víme, že není úplný. Seznam pak ztrácí svou hodnotu a tedy využitelnost.

Kdy budu seznam udržovat? Aby seznam fungoval, nestačí na něj jen přidávat nové položky. Často je třeba jej také revidovat a odstraňovat položky zastaralé a nerelevantní. Nebo položky vylepšit, například více rozepsat či naformátovat, aby byl seznam pro naše budoucí já užitečnější. Pokud seznam neudržujeme, stává se nepřehledným a my ztrácíme motivaci jej používat.

Kdy budu seznam zhodnocovat? Velmi důležitá otázka. Snad nejdůležitější ze všech tří. Aby mělo smysl seznam tvořit, měli bychom mít rozmyšleno, kdy a jak ho budeme používat. Kdy z něj budeme vybírat položky nebo je procházet za účelem jejich využití. Pokud si na tuto otázku neodpovíme, budeme vytvářet seznamy, které budou jen studnicí našeho času. To nám brzy dojde, byť třeba jen podvědomě, a tak začneme prokrastinovat plnění a udržování tohoto seznamu (stejně ho nevyužíváme).

Vaše odpovědi na otázky výše budou mít zpravidla podobu konstrukce když-tak: Když se stane X, tak přidám položku na seznam. Když uplyne Y dní, tak se pověnuji údržbě seznamu. Když budu dělat Z, tak se podívám do seznamu a vyberu z něj nějakou položku.

Fajn. Teď příklad.

Já mám ve svém poznámkovém systému například seznam všech svých předplatných různých aplikací a služeb. Na to, abych to držela v hlavě, je toho totiž už celkem dost: Google Drive, Roam Research, Readwise, Rohlík, Oura, MasterClass, Adobe software, Paperpile, 1Password…

Tenhle jednoduchý seznam jsem zaváděla ve svém systému snad čtyřikrát. Vždycky totiž přestal (sám od sebe samozřejmě) fungovat. Schoval se mi, a já tak zapomněla, že existuje. Rozmnožil se, a já tak zjistila, že mám dva duplicitní jen s trochu jiným názvem. Nedbal o sebe, a já tak přidávání nových položek odkládala na dobu, až udržovaný zase bude.

Vše se změnilo, když jsem si sedla a opravdu si na začátek seznamu sepsala odpovědi na ty tři základní otázky.

Kdy budu seznam plnit? Když si objednám nové předplatné (zpravidla o tom přijde e-mail). Než e-mail zaarchivuji, tak si dám info o tomto předplatném do seznamu. Konkrétně si poznamenám: kolik se platí, kdy se obnovuje a odkaz, kde předplatné mohu zrušit.

Kdy budu seznam udržovat? Jednou měsíčně při své měsíční revizi.

Kdy budu seznam využívat? Jednak se v rámci udržování seznamu během měsíční revize podívám na celý seznam kritickým okem a předplatné, které už mi nebude dávat smysl, zruším. Navíc si během přidávání položky na seznam vytvořím i událost v kalendáři, která mě upozorní, že se blíží obnova daného předplatného a zeptá se mě, zdali ho chci ponechat, nebo zrušit.

Oh la la. A najednou mi seznam slouží, jak má.

Takže shrnutí.

Máte po ruce zvýrazňovač?

Nevytvoříš seznam ve svém poznámkovém systému ledabyle! Jinými slovy, osvojte si návyk, že jakmile budete ve svém poznámkovém systému zakládat nový seznam, zároveň si rozmyslíte, kdy se k němu budete vracet. Konkrétně si odpovíte na tyto tři otázky: Kdy budu seznam plnit? Kdy jej budu udržovat? Kdy jej budu zhodnocovat?

Odpovědět si na ně můžete jen v duchu, nebo si odpovědi (jako já) sepište na začátek svého seznamu.

Ale pozor! Seznamy občas vznikají i tam, kde je nečekáte. Mohou totiž vzniknout implicitně, skrytě. Například pokud používáte při psaní poznámek obousměrné odkazy, pak vám vznikne seznam propojených odkazů na příslušné stránce. Podobně je to u přiřazení klasických štítků (tagů). I u takových seznamů dává smysl se zamyslet, kdy se k nim budeme vracet.

Zajímá mě váš názor. Byl pro vás tento článek užitečný? Máte jinou zkušenost? Je něco, o čem byste rádi, abych v budoucnu napsala? Napište mi do komentáře. Hailing frequencies are open. Všechny vaše odpovědi čtu a na všechny odpovídám.