Má organizace poznámek mi přestala sloužit. Takhle jsem to vyřešila

Asi před dvěma lety jsem byla u kartářky.

Řekla mi, že vidí, že chci žít jinak, ale nevím jak. Že nejsem spokojená s tím, jak žiju, ale zároveň netuším, co mám změnit, aby to bylo lepší.

No a úplně stejně bych ještě před pár týdny popsala svůj vztah s poznámkovým systémem. Věděla jsem, že mi neslouží tak, jak bych chtěla. Cítila jsem nespokojenost, ale netušila jsem, co přesně změnit.

Until I did.

Katalyzátorem byla moje zettelkasten. Jak jsem psala v předchozích dvou článcích:

• Nejprve jsem si znovu zavedla přehledovou stránku a následně
• implementovala analogii s budováním vlastního světa znalostí na vodní planetě.

Detailně jsem pak v souvisejícím kamerovém záznamu z ESS Roamterprise ukazovala, jak jsem si permanentní poznámky rozdělila do tří světů:

• 🌏 svět poznámkování a nachytřování
• 🌍 svět pojišťovnictví a financí
• 🌎 svět osobního rozvoje (dnes už tomu říkám svět osobního života)

(A od minule jsem přidala ještě čtvrtý: 🌏 svět podnikání.)

Bum. To bylo ono.

Tohle rozdělení permanentních poznámek do několika různých světů mi sedlo tak dobře, že jsem si najednou začala říkat: A co kdybych to samé udělala i s zdrojovými poznámkami?

Do té doby jsem měla jednu velkou databázi nachytřovacích zdrojů. Jednu stránku v Roamu, kam jsem házela všechno — všechny knihy, články i poznámky z nich. Jenže ve skutečnosti jsem tam skoro nechodila. Byla to jen hromada. Chaos. A já nevěděla, jak to udělat jinak.

Ale pak mě napadlo: Rozdělit i poznámky z nachytřovacích zdrojů do těchto světů. Páni. To zní dobře! A čím víc jsem o tom přemýšlela, tím víc se mi to líbilo. Najednou jsem začala vidět další a další místa ve svém systému, kde by podobný přístup mohl fungovat.

Bylo to jako domino. Jedno malé vylepšení spustilo řetězec dalších nápadů.

A nakonec jich bylo tolik, že to vyžadovalo kompletní reorganizaci mého poznámkového systému.

Ještě než vám ale popíšu, jak jsem to celé přestavěla, chci se podělit o dvě permanentní poznámky, které mi během tohoto procesu vznikly. A které pro mě byly minimálně stejně důležité jako samotná reorganizace.

Ta první byla tahle…

Každá organizace poznámek je založená na několika (vědomě či intuitivně) zvolených kritériích

Co tím myslím? Vysvětlím to na šatníku.

Jak si organizujete oblečení ve skříni? Možná si říkáte, že je to banální otázka. Prostě kalhoty k sobě, trička k sobě, svetry k sobě… a hotovo. Nebo ne?

Jenže organizace šatníku může být mnohem komplexnější, než se zdá.

Možná totiž máte trička ještě dál roztříděná — na sport, na doma a „na ven“. Nebo je pak řadíte podle barvy. Nebo podle frekvence nošení: oblíbená vepředu, zbytek vzadu.

Ale nebo to možná celé děláte úplně jinak.

Možná nezačínáte typem oblečení, ale začínáte účelem. Možná je vaše primární kritérium pro organizaci oblečení to, jestli je na sport, na doma, na ven či se jedná o formální oblečení. A teprve potom řešíte sekundární kritérium, kterým je typ oblečení. Tedy v rámci sportovního oblečení si dáváte zvlášť třička, kalhoty…

Všimli jste si toho zvýraznění? Kritérium. Organizace oblečení vždy stojí na tom, jaké kritérium použijete jako první, a jaké až jako druhé, třetí…

A stejné je to i s poznámkami.

Vaše kritéria mohou být třeba:

• typ poznámek (nachytřovací, tahákové, projektové…),
• frekvence přístupu (například aktivní/neaktivní),
• čas vzniku (roky, měsíce, denní poznámky…),
• účel/svět (například svět poznámkování, svět podnikání, svět osobního života, svět pojišťovnictví a financí).

Každý systém organizace poznámek je jen sada kritérií a pořadí, v jakém je používáte. Něco je vždy primární, něco sekundární, něco až terciární. A právě tohle pořadí rozhoduje, jestli vám systém sedne, nebo ne.

Musí být totiž v souladu s vaším stylem práce a tím, jak přemýšlíte. Primární kritérium má odpovídat hlavním kategoriím, ve kterých žijete a fungujete. Sekundární to doplňuje. A když to postavíte jinak, je dost možné, že budete mít stejný pocit jako já kdysi — že vám systém vlastně neslouží.

A přesně tahle myšlenka mě přivedla k další permanentní poznámce, kterou jsem si během reorganizace zapsala…

Známé organizační systémy poznámek jsou jen autorem sada předvolených kritérií

Vezměme si třeba organizační systém PARA od Tiaga Forteho.

Tiago používá jako hlavní kritérium frekvenci přístupu. Jen to místo jednoduchého aktivní/neaktivní rozčlenil podrobněji:

• projekty (nejvíce aktivní),
• oblasti (méně aktivní),
• zdroje (ještě méně aktivní),
• a úplně neaktivní poznámky pak končí v archivu.

Jinými slovy: známé organizační systémy se dají vždycky rozebrat na prvočinitele. Stačí se na ně podívat optikou kritérií: Co považuje autor systému za to hlavní? A co je u něj až na druhém místě?

Toť moje hypotéza.

A právě ta vysvětluje, proč někomu PARA sedí a jinému vůbec. Pokud se vaše primární kritérium (to, jak přirozeně přemýšlíte o světě a poznámkách) shoduje s tím, které použil autor systému, pak to funguje. Ale pokud ne, systém vás bude brzdit. Dřív nebo později.

A přesně tohle mě přivádí zpět k mému příběhu o reorganizaci systému…

Jak jsem změnila primární kritérium organizace svých poznámek

Pojďme se vrátit v čase o dva měsíce zpět.

Je začátek léta a já své poznámky třídím primárně podle jejich typu. Mám místo pro poznámky z nachytřovacích zdrojů (zdrojové poznámky). Další pro permanentní poznámky. Samostatné místo pro poznámky týkající se úkolů a projektů. A k tomu místo pro tahákové poznámky.

Kdybych to měla přirovnat k šatníku: kalhoty k sobě, trička k sobě, šaty k sobě, svetry k sobě. Jasná věc.

Byla jsem intuitivně přesvědčená, že takhle se to přece dělá. Úkoly k úkolům, poznámky z knih k sobě, permanentní poznámky do jedné hromady. Nikdy mě nenapadlo ani zpochybnit, že bych to měla dělat jinak.

Jenže jak už jsem naznačila v úvodu… Ono mi to nikdy úplně nesloužilo.

Proč?

Protože můj styl práce byl ve skutečnosti jiný. Bylo pro mě nepřirozené říkat si: „Teď jdu řešit permanentní poznámky.“ nebo „Teď jdu řešit úkoly či zdrojové poznámky.“ Typ poznámky byl u mě vždycky až druhotný.

To primární bylo něco jiného: účel. Kontext. Nebo, v mém slovníku, svět, kterému jsem se chtěla věnovat.

Chci teď dělat něco do práce, nebo ne? A pokud ne, tak chci se ponořit do svého koníčku (svět poznámkování a nachytřování), nebo je čas řešit nějaké záležitosti z (světa) osobního života? A když práce, tak je to (svět) podnikání, nebo příprava na zkoušky u České národní banky, tedy svět pojišťovnictví a financí? (O tomhle svém novém životním směru vám někdy příště ještě povím víc.)

Když jsem si tohle uvědomila, všechno do sebe zapadlo. Najednou mi došlo, že jsem celou dobu používala jako primární kritérium typ poznámky, jenže to bylo čistě intuitivní. A že by mi dávalo mnohem větší smysl vybrat si vědomě jiné primární kritérium: svět, kterého se poznámky týkají.

A tak jsem to udělala.

Změnila jsem primární kritérium: místo typu poznámky je to dnes svět, do kterého patří. Organizace podle typu ale úplně nezmizela — jen se posunula až na druhou úroveň.

A teď vy

Jste spokojeni s tím, jak máte organizované poznámky?

Pokud ne, zastavte se a podívejte se na svůj systém optikou kritérií. Jaké hlavní kritérium používáte na první úrovni? A je to promyšlená volba, nebo jen intuice či kopie toho, jak to dělá někdo jiný?

Pokud byste se měli rozhodnout vědomě: které kritérium je pro vás to nejdůležitější?

(Mimochodem. Kamerový systém ESS Roamterprise zachytil reorganizace mého systému. Zajímá vás to? Čtěte dál. 👇)

Záznam z kamerového systému ESS Roamterprise

Zaujal vás obsah tohoto článku a rádi byste viděli reorganizaci mého systému v akci?

Pak vám doporučuji shlédnout exkluzivní záběry, které zachytil kamerový systém ESS Roamterprise.

Co na videu uvidíte:

• Jak vypadala má původní organizace podle typů poznámek
• Myšlenkový postup, který mě dovedl k rozhodnutí vše změnit
• Moji analýzu plusů a mínusů, kdy jsem zvažovala, jestli do reorganizace jít
• Výslednou novou organizaci, kterou dnes používám

Video vás může inspirovat k tvorbě nebo reorganizaci vašeho vlastního systému poznámek.

Jedná se o autentický záznam mé práce a to včetně nedokonalých a rozpracovaných poznámek. Žádné uměle připravené příklady nebo upravené záběry, ale skutečný systém v procesu tvorby a neustálého vývoje. Přesně takový, jaký je můj poznámkový systém doopravdy.

Pro přístup k tomuto záznamu klikněte zde. 

P.S. Líbil se vám tento článek?

Pak se vám budou líbit Tajemné nové poznámky — můj obsahový newsletter, kde najdete podobná témata i exkluzivní pohled pod kapotu mého poznámkového systému (alias mé poznámkové lodi).

Jednou měsíčně. V sobotu. Do 10 minut přečteno.

Připojte se k více než 1 000 poznámkářům, kteří už jsou součástí posádky. 🖖