Implementace digitální zettelkasten (Epizoda I): Vzestup PARA

Kromě touhy vlastnit světelný meč mi Star Wars do života přinesly ještě jednu hlubokou moudrost: není nutné vždy začínat od začátku. Naopak. Někdy je lepší začít uprostřed.

První film ze série Star Wars vydaný v roce 1977 byl Star Wars: Epizoda IV – Nová naděje. Ne epizoda 1. Ale epizoda 4. Epizody 1, 2 a 3 byly natočeny až o dvě dekády později.

Proč vám to říkám? Protože s mou blogovou sérii o implementaci digitální zetteklasten je to jako se Star Wars. Jako první jsem vydala článek Čím víc čtete, tím víc zapomínáte? Začněte si dělat chytré poznámky, kde mým cílem bylo seznámit vás s poznámkovým systémem zettelkasten. Dále následovaly články:

• Implementujeme digitální zettelkasten (1. část): Laboratorní rozbor,
• Implementujeme digitální zettelkasten (2. část): Džungle aplikací a
• Implementujeme digitální zettelkasten (3. část): Roamkasten.

A nyní se s poslední čtvrtou částí crcám jak George R. R. Martin s Vichry zimy.

Jenže u zettelkasten má cesta za poznámkováním nezačala. Ne. Stejně jako George Lucas (koukám, že jsem pod silným vlivem Goergů) jsem i já začala uprostřed. Konkrétně je můj první vydaný (a oficiálně neočíslovaný) článek vlastně epizodou třetí na mé cestě za poznámkováním. Články následující, označované jako část první, druhá a třetí, jsou ve skutečnosti epizodami čtyři, pět a šest. A pravý název mého posledního rozepsaného článku z této série není Implementujeme digitální zettelkasten (4. část): Praktické využití, nýbrž Implementujeme digitální zettelkasten (Epizoda VII): Síla zettelkasten se probouzí. Jo a málem bych zapomněla na článek Matematická abstrakce systému zettelkasten, což byl spin-off epizody čtvrté. Z toho plyne, že článek, který právě čtete, …

… je první z prequelové trilogie této série¹Všimněte si, že i tady zůstávám pod vlivem Goergů. Stejně jako George R. R. Martin prokrastinuji psaní posledního dílu tím, že vydávám prequely..

Nebojte! I’ve got a good feeling about this!

O zettelkasten jsem se poprvé dozvěděla zjara roku 2020. Mé první pokusy o implementaci se točily hlavně kolem výběru vhodného nástroje. Po několika měsících experimentování jsem v srpnu téhož roku zakotvila u poznámkové aplikace Roam Research, která se stala centrem mého poznámkového systému.

Má implementace zettelkasten byla ale tenkrát ještě v plenkách. Co vám budu povídat. Komplikovala jsem to. Hodně. Navíc jsem byla zmatená z toho, že ne všechny informace mi dávalo smysl do zettelkasten dávat. Fakt do zettelkasten patří všechny informace? Jakože všechny? Třeba i moje poznámky ohledně učení se angličtiny, používání aplikací nebo pěstování rajčat? A kam s takovým návodem na klimatizaci? A co lékařské zprávy, které si chci pro budoucí referenci uchovat? You get the idea. Jenže. Pokud některé informace do zettelkasten nepatří…

… tak kam s nimi?

Posuňme se o měsíc dopředu, do září roku 2020. Tehdy jsem se rozhodla zaplatit 30 tisíc imperiálních kreditů korun českých za kurz Building a second brain aka BASB²Mimochodem. Kurz od té doby zlevnil. Joo, to se může stát jenom Elišce, že koupí něco, čemu pak za pár let cena klesne.. V září roku 2020 jsem se tak stala součástí jedenácté kohorty kurzu BASB, kterou vedl celosvětově známý guru produktivity Tiago Forte. A ačkoliv jsem neměla vysoké očekávání, své pocity jsem tehdy přirovnala ke své první návštěvě Disneylandu. Běhala jsem od jedné myšlenky ke druhé a neustále vykřikovala: Wow. Cože? Hustý. Ty krááso. Pro názornou ilustraci vizte, prosím, obrázek 1.

Bylo tomu právě v kurzu BASB, kde jsem se naučila jednoduchému systému organizace digitálních informací s názvem PARA, který mi pomohl položit stabilní základy mého poznámkového systému. Na nich později vyrostla má zettelkasten. I když ona už vlastně rostla trochu předtím, ale zdraví měla chatrné asi jako Darth Vader.

O zettelkasten ani Darth Vaderovi tento článek ale nebude. I když o tom druhém vlastně trochu jo. Nicméně především bude tento článek o systému PARA. Vysvětlím vám jeho principy a jako vždy nebudou chybět konkrétní příklady.

Ready are you? Začněme otázkou…

Je ⚙️ systém PARA pro mě?

Přičemž tím „pro mě“ myslím „pro vás“. Jakože vám vkládám slova do pusy. Chápete mě, že jo? Každopádně krátká odpověď je ano. (Teď myslím na tu otázku v nadpisu a ne na tu otázku, jestli mě chápete. Chápete?)

Short story long: Organizační systém PARA je univerzální. V podstatě jej může aplikovat kdokoliv, kdekoliv a na cokoliv, kde pod cokoliv si představte informace libovolného typu. Jo, třeba i ten návod na klimatizaci.

Pojďme to rozebrat detailněji.

Systém PARA může aplikovat kdokoliv. Je jedno jestli jste akademik, manažer, lékař, truhlář, Darth Vader nebo maminka na mateřské. Pokud ve svém životě pracujete s digitálními informacemi, pak systém PARA můžete využít k tomu, abyste si v těchto informacích nastolili pořádek. Abyste informační chaos proměnili v zenovou zahrádku.

Systém PARA můžete aplikovat kdekoliv. Ať už si chcete organizovat informace v poznámkové aplikaci, soubory na disku, články v read-it-later aplikaci, záložky v prohlížeči nebo úkoly ve správci úkolů, PARA to zvládne. Systému PARA je jedno, do které aplikace ho nasadíte. A ačkoliv Tiago prezentuje PARA coby systém pro organizaci digitálních informací, dal by se podle mě úplně v pohodě použít i ve fyzickém světě.

Systémem PARA můžete organizovat cokoliv. Je jedno jestli chcete organizovat poznámky z knih, úkoly, vlastní myšlenky, dokumenty od lékaře, postup pro vyčištění filtru u bazénu, recepty nebo sbírku starobylých textů, nauk a záznamů o Jedijském řádu a jeho historii. Pro všechny typy informací můžete využít systém PARA.

Systém PARA si jako náplast na své organizační bolístky vymyslel Tiago Forte. Čtěte dál.

Jak Tiago k systému PARA 👞 přišel

Bylo, nebylo. V digitálním světě plném informací a znalostí, za sedmero serverovými farmami a devatero kódovými řadami, žil byl jeden chytrý mladík jménem Tiago Forte. Jeho srdce toužilo po jediném. Po řádu a organizaci v digitálním světě.

A toto je příběh o mladém Tiagovi, který se ocitl uprostřed digitálního dobrodružství, kde…

… Sorry. I’ll calm down now.

Suše řečeno: Tiago se během svého života několikrát neúspěšně snažil zorganizovat svůj digitální život. Žádný z jeho pokusů mu ale nevydržel dlouhodobě. Kdykoliv si nějaký systém organizace vystavěl, život mu nevyhnutelně do cesty postavil nějakou událost, kvůli které začal za svým systémem zaostávat. Veškeré jeho ušlechtilé snahy zkrotit digitální chaos tak opakovaně troskotaly na úskalích každodenního života. Však to znáte. V práci toho začne být hodně, potřebujete se zabalit na dovolenou, děti se dožadují vaši pozornosti a do toho vám na zahradě dozrála hromada ovoce, které je třeba sklidit, aby nepřišlo nazmar.

Tiago to ale přesto nevzdával.

Organizace pro něj totiž nebyla jen volitelný doplněk. Zbytná dekorace. Organizaci chápal jako nezbytnost k tomu, aby mohl fungovat. (Kde se pod to můžu podepsat?) Houževnatý Tiago tak ani ve chvílích, kdy se jeho digitální život zmítal v chaosu, nepřestával doufat, že se mu jednou podaří najít ten správný organizační systém. „There must be a method to the madness!“ opakoval určitě každé ráno svému odrazu v zrcadle jako mantru.

Kromě mantry potřeboval Tiago ale ještě jednu věc — nějaký dočasný způsob organizace pro chvíle, kdy za svým poctivým organizačním systémem bude zaostávat. Během hektických dní se Tiago nakonec rozhodl uchýlit se k dočasnému organizování poznámek, souborů a dokumentů do projektových složek. „Tak […] budu mít alespoň bezprostředně po ruce přesně to, co potřebuji ke své aktuální práci,“ říkával Tiago (2023, str. 89)³FORTE, Tiago, 2023. Pořiďte si druhý mozek: Uspořádejte si digitální život a uvolněte místo pro svůj tvůrčí potenciál. Jan Melvil Publishing. ISBN 9788075551900..

Pokud například při brouzdání internetem narazil na článek s tipy jak smysluplně ukončit prezentaci, uložil si ho do složky XYZ konference 2013, což byla konference, na které byl přizvaný jako řečník. Když mu o dva dny později kamarád večer při skleničce ananasového džusu vyprávěl, jaká skvělá místa navštívil v Paříži, poznamenal si je Tiago do složky dovolená v Paříži, září 2013. No a když ho při četbě knihy oslovil motivační citát, který byl jako dělaný k tomu, aby jej zakomponoval do svého proslovu na každoročním vánočním firemním večírku, vytvořil si složku Proslov na vánoční večírek 2013 a citát do ni uložil.⁴Všechny události v tomto odstavci jsou smyšlené. Jakákoli podobnost se skutečnými událostmi v Tiagově životě je čistě náhodná.

Díky této dočasné organizaci mohl Tiago držet krok se svým životem, když už ne se svým systémem. V duchu se ale vždy těšil, až uspěchané období pomine, a on se tak bude moci vrátit k poctivému štítkování a třídění.

Uspěchaná období se v Tiagově životě nicméně neustále opakovala a s nimi i Tiagovo uchylování se k provizorní, ale funkční organizaci podle projektů. Až jednoho dne… mu to došlo.

„Proč bych si nemohl digitální informace takto organizovat pořád?“ řekl si Tiago.

Tady se na chvíli zastavím, protože Tiagův příběh je pro mě záminkou, abych se s vámi mohla podělit o myšlenku, kterou převaluji ve své hlavě (a zettelkasten).

Pokud systém nedodržujeme, pak je chyba v jeho návrhu, ne v naší disciplíně. Místo toho, abychom tedy na sebe byli naštvaní, bychom svou „neschopnost“ systém dodržovat měli chápat jako užitečný feedback. Feedback, že je systém špatně navržen. Problém může například spočívat v nevědomém nastavení systému takovým způsobem, že místo kompenzace našich slabých stránek systém naše nedostatky zdůrazňuje a nutí nás denně vyčerpávat svou vůli při jejich překonávání.

Zpátky k Tiagovi a jeho příběhu. Už z něj ostatně ale moc nezbývá.

Tiago si všiml, že organizování informací podle projektů mu vyhovuje, nestresuje ho a dá se udržet i v dobách nestíhání. Dal tedy sbohem složitým způsobům organizace, které se roky snažil osvojit, a začal si informace primárně organizovat podle projektů. Postupem času tuto základní myšlenku rozvedl, až vznikl systém PARA, jak ho Tiago prezentuje dnes. Základní podstata jeho způsobu organizace se ale nezměnila.

Onehdy i nyní by vám Tiago poradil to samé…

Organizujte informace s ohledem na jejich využití k 🎯 akci

Kam s tím? To je otázka, kterou si za den v souvislosti s digitálními informacemi položíme nesčetněkrát.

Myslíme na ni například po přečtení emailu obsahujícího důležité informace, při roztřiďování poznámek ze školení, nebo během polední pauzy, když na webu narazíme na zajímavý obchod, článek či produkt, ke kterým by stálo zato se vrátit, až budeme mít více času.

Well. Not anymore. Se systémem PARA totiž otázku „Kam s tím?“ nahradíme otázkou „Kde to budu potřebovat nejdříve?“.

Vzpomínáte ještě na ten příběh, ve kterém si Tiago uložil článek s tipy o smysluplném zakončení prezentace do složky XYZ konference 2013? Tak to je přesně ono. Neuložil si ho do složky články nebo snad prezentační dovednosti, ale rovnou na místo, o kterém věděl, že zde tyto informace využije nejdříve. V systému PARA tedy nebudeme organizovat informace podle toho, odkud přišly (například z knihy či videa) nebo podle jejich typu (například citát či obrázek). Dle Tiaga bychom je měli vždy primárně organizovat podle toho, kde je budeme potřebovat nejdříve.

Všimli jste si zdůraznění slovíčka primárně v předchozím odstavci? Digitální informace mohou být totiž v jednu chvíli součástí více organizačních systémů. Primárně tedy můžeme organizovat podle principů systému PARA, ale sekundárně můžeme mít dané informace zorganizované například dle jejich původu.

Příklad, Eliško. Dej jim příklad!

Třeba takový motivační citát z knihy. Můžeme si ho uložit k projektu Proslov na vánoční večírek 2023, ale zároveň si ponechat možnost jej dohledat v poznámce dedikované všem pasážím, které jsme si z dané knihy vypsali. Stejně tak můžeme mít ještě ve své poznámkové aplikaci sběrné místo pro všechny motivační citáty, ke kterým bychom přiřadili i ten náš nově objevený.

Jenže jak už asi tušíte. Tohle se může lehce vymknout kontrole.

Věřím, že další úroveň organizace bychom měli zavádět až tehdy, kdy ji potřebujeme. Ne dopředu. Ne just in case. Ne proto, že můžeme. Ale až když opravdu máme tu potřebu. Každá další úroveň organizace s sebou totiž nutně nese určitou režii na svou údržbu. Proto bychom také měli být skeptičtí nejen v otázce přidávání nových úrovní, ale také v udržování těch stávajících. Přináší mi tato úroveň organizace stále nějaké benefity? Jsou tyto benefity dostatečné? Stojí mi za to, abych i nadále věnovala čas a energii údržbě této úrovně? To jsou otázky, které bychom si měli pravidelně pokládat.

Ale zpátky k systému PARA a otázce „Kde to budu potřebovat nejdříve?“.

Informace s nejvyšším koeficientem akčnosti ukládáme v systému PARA k projektům. Těm se totiž věnujeme nejčastěji. Zpravidla každý den. Nepatří-li informace k žádnému z projektů, pak ji můžeme uložit k některé z našich oblastí, zdrojů či do archivu. Koeficient akčnosti u těchto variant klesá zleva doprava. Jinými slovy informace, které používáme nejčastěji, dáváme do projektů, do oblastí ukládáme pak ty, které používáme trochu méně, do zdrojů ty ještě méně využívané a ty, které používáme úplně nejméně, dáváme do archivu.

Co to přesně ty projekty, oblasti, zdroje a archivy jsou, vysvětlím za malý moment. V tuto chvíli vám stačí vědět, že toto jsou čtyři hlavní komponenty systému PARA.

PARA = Projects (projekty) + Areas (oblasti) + Resources (zdroje) + Archives (archivy).

Prakticky si komponenty PARA můžete představit jako čtyři složky ve vašem počítači. Na disku byste tak místo složek dokumenty, obrázky, videa, daně a roztřídit (nebo takovou složku mám jen já?) měli na nejvyšší úrovni jen složky čtyři a těmi by byly právě projekty, oblasti, zdroje a archivy. Všechny soubory a další případné složky byste potom ukládali do jedné z těchto čtyř hlavních složek. A úplně na stejném principu byste mohli organizovat poznámky v poznámkové aplikaci.

Složek, Eliško? But that leads to the dark side, doesn’t it?

Já vím. Já vím. Rozmach chytrých poznámek a zettelkasten s sebou mimo jiné přinesl názor, že chlívečkování informací do složek je zlo a měli bychom se mu za každou cenu vyhnout. Já bych na to ale nekoukala tak černobíle. Ano, složky mohou v určitých případech být nevhodným řešením pro organizaci. Na druhou stranu ale existují situace, kdy jsou složky a kategorie pretty awesome. A třeba Tiago je živoucím důkazem, že i s prachobyčejnou organizací do složek může být člověk velmi úspěšný.

Teď už si ale pojďme rozkrýt další úroveň detailu a blíže si vysvětlit význam jednotlivých komponent.

Čtyři 🔩 komponenty systému PARA: Projekty, oblasti, zdroje a archivy

První komponentou systému PARA je kategorie informací zvaná projekty.

Projekty jsou krátkodobá úsilí, která ve svém životě vynakládáme, abychom se osobně či pracovně posunuli kupředu. Blíže ke svým cílům.

Projekty ve svém životě rozpoznáme tak, že jsou to takové neuchopitelné úkoly. Vždy v sobě totiž zahrnují několik menších podúkolů. Už se vám například někdy na todo listu objevil úkol, který nebylo ve vašich silách daný den dokončit bez ohledu na to, kolik času jste mu věnovali? Pravděpodobně šlo o projekt.

Vezměme si jako příklad „úkol“ rekonstruovat kuchyň. Pokud jste člověk, pravděpodobně se vám tento úkol za jeden den nepovede splnit. Navíc co to vůbec znamená? Rekonstruovat kuchyň? Je to učebnicová ukázka neuchopitelného úkolu neboli projektu. Konkrétním úkolem, který do tohoto projektu může spadat, je například udělat průzkum na webu ohledně nové lednice nebo zavolat do podlahového studia.

Projekty dále poznáme podle toho, že směřují k určitému výsledku, díky čemuž je můžeme v jisté chvíli označit za dokončené.

Třeba projekt napsat článek o systému PARA jsem si označila za dokončený ve chvíli, kdy jsem jej publikovala u sebe na webu. K jasnému výsledku směřují například i projekty naplánovat dovolenou v Disneylandu nebo absolvovat kurz wookieštiny. No a takový Darth Vader by mezi svými projekty mohl mít například Zkonstruovat Hvězdu smrti. Všimněte si, že všechny uvedené příklady splňují charakteristiky projektů: jsou to víceméně krátkodobá úsilí, lze je v jistou chvíli označit za dokončené a skládají se z podúkolů.

Jo a abych nezapomněla… Projekty mohou mít také stanovený určitý deadline.

Pro projekty ještě platí, že zpravidla spadají do jedné nebo více našich oblastí, což je druhá komponenta systému PARA.

Oblasti jsou naše závazky, které máme dlouhodobě na starosti. Patří sem také naše různé životní role. Na rozdíl od projektů nesměřují ale oblasti k žádným konkrétním výsledkům. Nelze je tedy nikdy označit za dokončené. Oblasti se však vždy pojí s jistou úrovní kvality, kterou bychom rádi dlouhodobě udržovali.

Já mezi své oblasti řadím například seberozvoj, blogování nebo výuku na FIT ČVUT. A brzy ke svým oblastem plánuji připojit newsletter. (V tuto chvíli je rozjetí newsletteru mým projektem, ale jakmile jej dokončím, udělám si z newsletteru oblast, které se budu pravidelně dlouhodobě věnovat.) No a co takový Darth Varder? Ten by mohl mít ve svých oblastech například použití Síly nebo velení Impériu. V první oblasti by si shromažďoval informace související s prohlubováním a rozvojem svého ovládání Síly a druhá oblast by zahrnovala strategické plánování, řízení armády a politiku Impéria. Všimněte si, že všechny uvedené příklady splňují charakteristiky oblastí: jsou spojené s jistou úrovní kvality, kterou je třeba udržovat, nelze je nikdy označit za dokončené a je pod ně možné zařadit projekty. Například já pod svou oblast blogování řadím projekt napsat článek o systému PARA.

Jedeme dál. Posouváme se na třetí komponentu systému PARA, kterou jsou zdroje.

Zatímco oblasti se pojí s našimi dlouhodobými povinnostmi a závazky, které potřebujeme či chceme dlouhodobě udržovat, zdroje jsou říší našich zájmů, koníčků a sběratelských ambicí. Představit si zdroje můžete také jako místo, kam ukládáte informace, které vám v tuto chvíli nepomáhají posunout žádný z konkrétních projektů či vám nepomáhají udržovat standard nějaké z oblastí.

Příkladem zdrojů mohou být poznámky, dokumenty či obrázky z témat jako je produktivita, umělá inteligence, čaje, formování návyků, japonština, pokojové rostliny či Star Wars cosplay. A zdroje Darth Vadera? Ty by mohly obsahovat například sbírku obrázků různých typů ozdobných helem, které by reflektovaly jeho temnou image.

Poslední komponentou systému PARA jsou archivy. Tuto komponentu si můžete představit jako mrazák. Ukládáte sem pro vás v danou chvíli neaktivní informace. Patří sem přerušené, zrušené a dokončené projekty, neaktivní oblasti a neaktivní zdroje.

Já mám například v archivu oblast fotografování a retušování, které jsem se dříve pár let profesionálně věnovala, ale pak se rozhodla jít jinou cestou. Také byste zde našli můj dokonečný projekt přednáška o zettelkasten na KISK MUNI. No a Darth Vader (jo, ještě pořád s ním nedám pokoj) by mohl mít ve svém archivu třeba záznamy o poražených nepřátelích, zastaralé imperiální strategie a nebo záznamy a vzpomínky na své dětství, kdy byl ještě Anakinem Skywalkerem.

Teď už (zhruba) víte, co je to systém PARA. Ale much to learn you still have. Třeba…

Jak systém PARA prakticky 🔨 realizovat

Už jsme si říkali, že jednou z možností, jak komponenty PARA prakticky realizovat, je reprezentovat je jako složky. Mohou to být složky na disku počítače, v prohlížeči nebo v poznámkové aplikaci. Konkrétní podoba se odvíjí od místa, kde systém PARA nasazujeme.

V rámci složek reprezentujících komponenty systému PARA pak ukládáme vlastní instance příslušné kategorie. Zpravidla v podobě podsložek. Například složka projekty by obsahovala podsložky odpovídající našim konkrétním projektům. Jedna podsložka se tak může jmenovat naplánovat dovolenou v Disneylandu a druhá rekonstruovat kuchyň.

Složky. Složky jsou fajn. Until they aren’t.

Složky nás začnou omezovat ve chvíli, kdy budeme chtít ukládat jednu informaci na více míst najednou. Například citát z knihy se nám může hodit ve dvou projektech, na kterých zrovna pracujeme. Přesněji řečeno, problém se složkami je v tom, že jejich vzájemná vazba k informacím je 1:n (one-to-many). Složka může obsahovat více informací, ale informace vždy patří jen do jedné složky. Pokud chceme mít možnost ukládat jednu informaci na více míst, potřebujeme implementovat komponenty systému PARA tak, aby řešení umožňovalo vazbu m:n (many-to-many).

Omlouvám se. Rebooting all systems. Kdyby vás to ale přece jen zajímalo více, tak můj osobní droid GPT-3PO vám vše vysvětlí.

Jak problém chci-mít-informaci-na-více-místech řešit v praxi? Ty nejjednodušší řešení jsou dvě. Tuto informaci můžeme buď v rámci složek rozkopírovat na všechna požadovaná místa (a s případnou nekonzistencí se vyrovnat později), nebo se s omezením složek prostě smíříme. Ta druhá varianta není až tak hloupá, jak se na první pohled může zdát. Tiago má například komponenty systému PARA v podobě složek realizované v poznámkové aplikaci Evernote a moc se tím netrápí. Informaci prý prostě vždy uloží tam, kde ji bude potřebovat nejdříve. Bodka. Tečka. Pohodička.

Pokud se vám ani jedno ze dvou výše uvedených řešení nezdá, můžete komponenty PARA implementovat pomocí štítků. Zde platí, že k jedné informaci můžeme přiřadit libovolně mnoho štítků a s každým štítkem může být spojeno libovolné množství informací. Pomocí štítků můžeme komponenty PARA reprezentovat třeba na disku Macu a ve většině poznámkových aplikací.

Pokud jste nároční a rádi experimentujete, pak vězte, že můžete sáhnout i po exotičtějším a komplexnějším řešení než jsou obyčejné štítky. Kreativitě se meze nekladou. Závisí jen na tom, jaké funkce nabízí aplikace, kde chcete systém PARA nasadit. Například v poznámkové aplikaci Notion můžeme jednotlivé komponenty systému PARA realizovat jako databáze. Tyto databáze pak můžeme pomocí tzv. relací propojit. Takto lze například dosáhnout toho, aby se nám u každé oblasti dynamicky zobrazoval seznam souvisejících projektů. Pokud by vás tato realizace systému PARA v Notion zajímala více, mrkněte třeba na toto video od Thomase Franka.

Nyní mi ještě dovolte pár slov ke každodennímu používání systému PARA.

Když informaci do systému PARA uložíte, neznamená to, že na místě, které jste zvolili, musí zůstat napořád. Naopak. Tiago často zdůrazňuje, že informace by systémem PARA měly proplouvat. Vzpomenete si ještě na hlavní myšlenku organizace dle systému PARA? Organizujeme informace s ohledem na jejich využití k akci. A koeficient akčnosti se v průběhu času u informací mění.

To chce zase příklad, Eliško!

Představte si, že se chystáte zkonstruovat Hvězdu smrti. No dobře, vezmeme reálnější příklad. Třeba rekonstrukci kuchyně. A aby byl příklad obzvlášť ilustrativní, představte si, že komponenty PARA implementujete jako složky.

Ve složce projekty si vytvoříte podsložku s názvem rekonstrukce kuchyně. Sem pak budete dávat všechny podklady — čísla na řemeslníky, odkazy na e-shopy, inspirativní fotky, vlastní nápady i rady od známých či tipy z článků. Jakmile budete mít kuchyň zrekonstruovanou, tak vezmete celou podsložku rekonstrukce kuchyně a přesunete ji do archivu. Poznámku s čísly na řemeslníky ale vyjmete a přesunete ji do své oblasti domácnost. Za pár let v sobě dejme tomu najdete lásku k domácímu kutilství a založíte si na to ve zdrojích složku. Do této složky pak můžete ze zaarchivovaného projektu rekonstrukce kuchyně přesunout veškeré know-how, které jste při realizaci tohoto projektu nasbírali.

Eliško, zní to všechno strašně moc hezky. Jenže já mám těch informací v počítači tolik, že by mi na jejich roztřídění podle principů systému PARA nestačil ani měsíc dovolené.

Stop! O žádnou dovolenou v práci nežádejte. Vždyť…

Rozběhat si systém PARA vám zabere jen ⏱️ 60 sekund

Organizace, migrace, přerovnávání, přeskládávání a přesouvání. Každé z těchto slov mi způsobuje motýly v břiše.

Ale i taková organizační maniačka jako jsem si už začala uvědomovat, že bych to s časem stráveným organizací neměla přehánět. Raději bych se měla věnovat tomu, na čem mi skutečně záleží — čtení, přemýšlení, učení se a posunu svých projektů.

Neříkám ovšem, že bychom organizovat neměli vůbec. To nejde. Bez pravidelné organizace se nám poznámkový systém rozpadne nebo ustrne. Zkrátka se nebude spolu s námi vyvíjet a začne nás obtěžovat místo aby nám pomáhal.

Začínám se tedy sama pomalu přiklánět k tomu, že bychom měli organizovat až ve chvílích, kdy je to opravdu potřeba.

A ke stejnému závěru došel i Tiago.

V roce 2007 pracoval Tiago jako poradce v Apple Store a pomáhal lidem zprovoznit jejich prvního Maca. Jako vášnivý organizátor trávil čas s lidmi tím, že jim pomáhal zorganizovat soubory, které si do nového Maca přesunuli z Windows. Soubor po souboru. Jenže na každého člověka měl Tiago vyhrazený omezený čas, často jen hodinu. A během ní stihl lidem pomoci zorganizovat asi jen 4 % všech jejich souborů!

Nějakou chvíli to trvalo, ale postupně mu došlo, že tohle lidé nechtějí. Nekoupili si nový počítač, aby uklízeli. Nepotřebovali organizovat soubory, které pro ně stejně nebyly důležité. Chtěli Maca například proto, aby pomocí softwaru, který v Macu byl, vytvořili prezentaci z oslavy rodičů nebo si udělali grafiku pro svůj web. Lidé chtěli především realizovat své projekty.

A tehdy se jim Tiago naučil efektivně pomáhat. Během hodiny pomohl lidem zorganizovat jejich digitální život a oni se tak mohli vydat na cestu za svými cíli. A já teď tenhle Tiagův přístup naučím vás.

Uvažujme pro jednoduchost, že si pomocí systému PARA chcete zorganizovat svůj disk v počítači a komponenty systému PARA jste se rozhodli realizovat jako složky. Postup je následující:

• Krok 1: Vytvořte si na disku novou složku s názvem Archiv-RRRR-MM-DD. Písemenka R, M a D nahraďte odpovídajícím datem. Výsledná složka se může jmenovat například Archiv-2023-08-30.
• Krok 2: Všechny své osobni i pracovní soubory a složky přesuňte do složky vytvořené v prvním kroku. Ano. Úplně všechny.
• Krok 3: Vytvořte si vedle složky vytvořené v prvním kroku čtyři další složky s názvy Projekty, Oblasti, Zdroje a Archivy.
• Krok 4: Složku Archiv-RRRR-MM-DD přesuňte do složky Archivy.
• Krok 5: Ve složce Projekty vytvořte pro každý svůj existující projekt novou podsložku.
• Krok 6: Pochvalte se. You just got organized! Congratulations! (Zlehčuju to, ale tenhle jednoduchý způsob organizace je opravdu osvobozující. Vyzkoušeno na vlastní počítač.)

Kdykoli budete potřebovat něco ze svého předPARA období, najdete to ve složce Archiv-RRRR-MM-DD. O nic jste nepřišli. A pokud budete něco ve složce Archiv-RRRR-MM-DD hledat, doporučuji vám to následně rovnou hezky pěkně zatřídit do aktivní části PARA struktury. Ale ne předem. Jen až když to budete potřebovat.

No a co se týká podsložek ve složkách Oblasti a Zdroje, zde vám doporučuji (stejně jako Tiago) nevytvářet uměle žádné prázdné kontejnery předem. Vytvořte je až ve chvíli, kdy ucítíte potřebu.

Postup výše aplikujte na všechna místa, kde chcete systém PARA nasadit — například v poznámkové aplikaci, v listě záložek v prohlížeči nebo ve správci úkolů. Ne všude ale budete potřebovat všechny čtyři komponenty. Třeba ve správci úkolů si pravděpodobně vystačíte s projekty a oblastmi.

Ou. Málem bych zapomněla na ještě jeden krok. Není sice povinný, ale ulehčí vám život. Vytvořte si vedle složek Projekty, Oblasti, Zdroje a Archivy ještě složku Inbox. Proč? Protože se vám během každodenního shonu bude stávat, že nebudete mít čas či energii se u každého souboru nebo poznámky rozhodovat, kam s tím (nebo v řeči PARA: kde to budete potřebovat nejdříve). A zde přichází na řadu Inbox. Sem si uložíte vše, nad čím v danou chvíli nebudete mít kapacitu přemýšlet. Na konci dne či jednou za pár dní se do Inboxu podívejte a vše z něho roztřiďte.

No a jsme na konci. Leda že by…

… leda že byste se mě chtěli zeptat ještě na něco. Hm? Go on, don’t by shy.

Jak systém PARA implementuješ ty, Eliško?

Cliffhanger alert! Cliffhanger alert!

Ha! Mám vás. Věděla jsem, že se zeptáte. Abych vám ale mohla ukázat svou implementaci systému PARA, potřebuji vám nejprve vysvětlit, jak PARA souvisí s zettelkasten. A to ponechávám na samostatný článek. V opačném případě by se mi délka tohoto článku mohla vymknout kontrole.

Aha. Jasně. Makes sense… Ne. Počkat! Takže příští článek bude o PARA vs. zettelkasten? To znamená, že nám svou implementaci PARA ukážeš až v přespříštím článku, Eliško?

Ano. Je to tak. Patience you must have, my young Padawan.⁵Čas si zatím můžete ukrátit s knihou Pořiďte si druhý mozek, ve které Tiago předává obdobné znalosti jako v kurzu BASB. Ano, čtete správně. Dnes už nepotřebujete utratit desetitisíce za Tiagův kurz jako já. Stačí vám pár stovek. (Evidentně neumím nakupovat.) No a v srpnu roku 2023 Tiago vydal ještě jednu knihu věnovanou přímo systému organizace PARA (tato kniha nemá český překlad).